Como separar as tarefas urgentes e importantes para organização


Como criadores de conteúdo, há momentos em que precisamos decidir entre as coisas urgentes e importantes. A diferença entre os dois é fundamental para o gerenciamento de tempo. E é vital para o crescimento de um negócio.

Primeiro, é preciso definir os dois conceitos. Item urgente é uma tarefa que clama por atenção imediata. Já, uma tarefa importante são aquelas que adicionam um valor significativo à sua organização. No caso, são ações que te levam adiante.

As tarefas tanto podem ser urgentes e importantes, uma ou outra, ou até nenhuma das duas coisas. Vamos ver com mais detalhes.

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Urgente

É tudo aquilo que pede sua atenção, mas que não necessariamente agrega algum valor. Muitas vezes, acreditamos que precisamos cuidar de itens, como e-mails e telefonemas, resolve-los e assim, passar para assuntos mais importantes.

Está é uma abordagem errada. Lide primeiro com tarefas importantes e depois chegue às tarefas urgentes mais tarde.

Importante

A categoria mais neglicenciada é a importante, mas não urgente. Tarefas importantes incluem o desenvolvimento de funcionários – caso você seja uma empresa – ou pessoais, de você mesmo aprimorar habilidades, por exemplo.

Mesmo que as tarefas possam melhorar você e sua organização, elas não são urgentes.

Por exemplo, ninguém está gritando para você documentar seus processos. No entanto, caso você os documente, terá uma ferramenta de treinamento e uma maneira de melhorar a qualidade.

Tornar-se mais organizado pode adicionar horas de tempo produtivo à sua semana. E o desenvolvimento de uma métrica pode alertá-lo para problemas antes mesmo deles saírem do controle.

As tarefas importantes são fundamentais para o sucesso de uma organização. Mas é fácil deixar o urgente ultrapassar o importante.

No entanto, se você conseguir priorizar seu tempo para cuidar das tarefas urgentes e importantes. E programar tempo e recurso para garantir que você enfrente itens importantes, mas não urgentes, você criará uma organização mais bem-sucedida.

Nem urgentes, nem importantes

Como pessoas atarefadas, sabemos que algumas tarefas não são nem urgentes ou muito menos importantes. Essas são as coisas que ocupam nosso tempo, mas não agregam valor às nossas organizações ou vidas pessoas.

No entanto, a maioria passa uma parte de cada dia nesses pequenos – ou grandes – desperdícios de tempo. O tempo gasto lendo artigos ou postagens que não possuem valor educacional ou informativo nos distraem de atividades mais valiosas.

Nesse caso, se você está gastando grande parte do seu tempo com itens que não são nem urgentes e nem importantes, é hora de exclui-los da sua vida. Com o tempo, você descobre que não sentirá falta das distrações.

Urgentes e importantes

Muitas atividades entram nessa categoria. Lembre-se, elas são as que precisam de sua atenção imediata e que agregam valor à organização.

Elas incluem questões e preocupações mais sérias do seu negócio. A maioria das pessoas reconhece uma situação urgente e importante apenas como importante. E age de acordo.

Para você garantir sua chegada até tarefas urgentes e importantes diariamente, primeiro, crie uma lista de tarefas a fazer e verifique-a. Revise os itens e coloque marcas nas mais críticas. E as faça primeiro.

Quando concluídas, coloque as marcas nas tarefas importantes e as faça. Ao fazer isso, você se concentrará nas coisas que exigem sua atenção e são as mais importantes para serem concluídas.

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